Prioridades, é preciso defini-las bem

Depois de descobrir seus objetivos profissionais a curto e longo prazos, é preciso priorizá-los. Cada um envolverá a execução completa de diversas tarefas. Defina quais delas têm maior importância ou urgência. Cuidado: as prioridades do seu chefe podem não ser as mesmas que as suas. Lembre-se de que as prioridades mudam constantemente. Por isso, é preciso reavaliá-las a cada dia. Confira como fazer isso.

• Classifique as tarefas – Faça uma lista de suas atividades atuais, futuras e de rotina. Em seguida, divida-as nos seguintes grupos:

A: tarefas importantes e urgentes.

B: tarefas importantes ou urgentes.

C: tarefas que não são importantes nem urgentes, mas fazem parte da rotina de trabalho.

Se tiver dúvida ao classificar alguma, coloque-a no grupo C ou a descarte.

• Priorize e delegue tarefas – Para estabelecer prioridades, observe sua lista de atividades. Em seguida, forme três relações separadas para as tarefas dos grupos A, B e C. Comece pelas mais urgentes e importantes do grupo A: analise a lista e verifique quais precisam de outras pessoas, quais só você pode fazer e as que podem ser delegadas.

Pense novamente se alguma delas é supérflua (se for, descarte-a). Envolva os profissionais que não são da sua equipe nas tarefas que exigem a contribuição deles e passe para um colaborador as atribuições passíveis de delegação.

Em conseqüência, as listas de tarefas A, B e C ficarão bem mais curtas, permitindo que você planeje seu dia. Estime o tempo necessário para concluir cada tarefa (anote a previsão ao lado do item). Desse modo, você terá mais condições de coordenar as contribuições dos colegas, preparar-se para reuniões e planejar projetos de longo prazo.

• Planeje seu dia – Todos os dias de trabalho devem ser formados por uma mescla de atividades dos grupos A, B e C. Planeje um número de tarefas que você poderá concluir num só dia, tendo o cuidado de não esticar demais a jornada de trabalho. Distribua os três tipos aleatoriamente ao longo do expediente, assim, você poderá alternar momentos de intensa concentração (tarefas A) com menos tensos (tarefas B e C).